Что такое форматирование документа. Форматирование текстовых документов Для чего необходимо форматирование документа
Форматирование абзацев;
Работа со списками;
Работа с многоколоночными текстами;
Стили и шаблоны.
Хотел выделить пробелы подчеркиванием, однако у меня не получилось. Что делать?
Действительно, при помощи кнопки Подчеркнутый
в группе Шрифт на вкладке Главная или соответствующего ей сочетания клавиш Ctrl+U подчеркнуть пробелы не удастся. Однако вы можете использовать символ _ на месте тех пробелов, которые вам необходимо подчеркнуть. Для его набора используйте сочетание клавиш Shift+–.
Мне часто приходится создавать объявления при помощи Word. Чтобы поместить текст на середину страницы, я много раз нажимаю клавишу Enter. Если текст затем нужно отредактировать, то он сдвигается. Можно ли выравнивать его по-другому?
По умолчанию Word выравнивает документ по верхнему полю. Если такой тип выравнивания вас не устраивает, его легко изменить на выравнивание по центру. Данный тип выравнивания подойдет для подготовки объявлений, титульных страниц и др. Для изменения типа выравнивания сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку, расположенную в правом нижнем углу группы Параметры страницы (рис. 11.37).
Рис. 11.37. Кнопка открытия окна Параметры страницы
3. Выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание строку По центру (рис. 11.38).
Рис. 11.38. Выравнивание текста по вертикали
При этом программа расположит текст по центру страницы между верхним и нижним полями без изменения интервалов между ними.
Как установить вертикальное выравнивание для текста по центру только для одной страницы документа?
Если нужно выровнять текст по центру только на одной странице документа (например, на титульной), то необходимо использовать разрывы страниц. При помощи разрывов можно создать разделы для многостраничных документов. По умолчанию Word воспринимает документ как один раздел. Чтобы создать разрыв раздела, сделайте следующее.
1. Установите курсор на странице, после которой нужно создать разрыв.
2. Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Разрыв страницы (рис. 11.39).
Рис. 11.39. Кнопка Разрыв страницы
Когда разрыв установлен, можно изменять тип выравнивания следующим образом.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку, расположенную в правом нижнем углу группы Параметры страницы (см. рис. 11.37).
2. Перейдите на вкладку Источник бумаги.
3. Выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание строку По центру (см. рис. 11.38).
4. Выберите в списке Применить строку к текущему разделу (рис. 11.40). Таким образом, вы установите вертикальное выравнивание по центру только для текста заголовка, не затрагивая весь остальной текст.
Рис. 11.40. Список Применить в окне Параметры страницы
Я вставил номера страниц в документ, но они не отображаются. Почему?
Номера страниц отображаются не во всех режимах просмотра документа. Если вы работаете в режиме Черновик или Структура, номера страниц не видны, но на печати они будут выведены. Номера страниц отображаются в режимах Разметка страницы и Предварительный просмотр.
Чтобы изменить режим просмотра документа, используйте один из способов:
Кнопки группы Режимы просмотра документа вкладки Вид (рис. 11.41);
Рис. 11.41. Группа Режимы просмотра документа
Кнопки в строке состояния (рис. 11.42).
Рис. 11.42. Кнопки переключения режимов просмотра документа
Я вставил номера страниц в документ, но вместо них отображается надпись {PAGE}. В чем дело?
Скорее всего, вы случайно включили режим отображения полей одним из следующих способов:
Нажали комбинацию клавиш Alt+F9, при этом переключился режим отображения полей – вместо значений полей стали отображаться их коды;
Щелкнули правой кнопкой мыши на поле и выбрали в контекстном меню пункт Коды/значения полей.
В любом случае, чтобы исправить ситуацию, нужно нажать Alt+F9 еще раз.
В документе участок текста почему-то стал черным на желтом фоне. Это действие вируса?
Нет, просто эта часть текста выделена цветом. Чтобы убрать выделение, следует выделить нужный текст, на вкладке Главная в группе Шрифт щелкнуть на треугольнике справа от соответствующей кнопки и выбрать из списка строку Нет цвета (рис. 11.43).
Рис. 11.43. Меню кнопки Цвет выделения текста
Иногда случайно набираю целое предложение заглавными буквами. Приходится набирать текст заново. Можно ли как-то изменить регистр букв?
Чтобы изменить регистр букв или сделать первую букву заглавной, не нужно набирать текст заново.
Вы можете изменить регистр уже набранного текста при помощи сочетания клавиш Shift+F3. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного – слово полностью будет состоять из прописных букв. Этот способ действует и для выделенного текста.
Еще один способ изменения регистра – при помощи меню кнопки Регистр, которая находится в группе Шрифт вкладки Главная (рис. 11.44).
Рис. 11.44. Меню кнопки Регистр
При вводе текста Word очень чутко распознает сетевой адрес и сразу автоматически превращает его в гиперссылку, выделяя в соответствии с шаблонами (по умолчанию, это подчеркнутый текст голубого цвета). Как сделать, чтобы этого не происходило?
Если вы не хотите, чтобы набранный текст преобразовывался в гиперссылку, нужно сразу после ввода и автоматического преобразования в гиперссылку выполнить одну из команд отмены последнего действия:
Нажать кнопку Отменить на панели быстрого доступа (рис. 11.45);
Рис. 11.45. Кнопка Отменить на панели быстрого доступа
Воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+Z.
Если вы часто набираете интернет,адреса, которые не нужно преобразовывать в гиперссылки, сделайте следующее.
4. Снимите флажок адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками в области Заменять при вводе (рис. 11.46).
Рис. 11.46. Отключение автоматического форматирования гиперссылок
В процессе набора текста Word автоматически применяет к некоторым участкам текста форматирование, например преобразовывает текст в нумерованные списки. Как этого избежать?
Обычно Word настроен таким образом, чтобы автоматически форматировать набираемый текст. Например, если Word определяет, что вы ввели что-то, похожее на заголовок, маркированный или нумерованный список, программа задает для этого текста соответствующее оформление. Для большинства пользователей такие настройки удобнее, чем форматирование текста вручную. Однако иногда автоматическое форматирование отнимает у пользователя больше времени, чем оформление вручную, так как ему приходится снимать ненужное форматирование.
Чтобы отключить некоторые или все параметры автоматического форматирования, сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены.
3. Перейдите на вкладку Автоформат при вводе.
4. Снимите некоторые или все флажки в области Применять при вводе. Например, если снять флажок стили нумерованных списков, то Word не будет автоматически присваивать абзацу, который начинается с цифры с точкой, стиль нумерованного списка (рис. 11.47).
Рис. 11.47. Области Применять при вводе окна Автозамена
Можно ли отделить одну часть документа от другой при помощи декоративной линии?
Такую линию можно создать несколькими способами.
Во-первых, можно ввести последовательности символов:
Три звездочки (***);
Три дефиса (,);
Три тильды (~~~);
Три символа подчеркивания (___).
После этого следует нажать клавишу Enter. Word заменит эти последовательности символов линией определенного типа, проходящей от одного края до другого (рис. 11.48).
Рис. 11.48. Декоративные линии, образованные в результате автоматической замены символов
Во-вторых, декоративную линию можно создать при помощи фигур. Для этого сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Вставка, в группе Иллюстрации щелкните на кнопке Фигуры (рис. 11.49).
Рис. 11.49. Меню кнопки Фигуры
2. Воспользуйтесь инструментом из области Линии появившегося меню, чтобы нарисовать линию. Например, кнопка Рисованная кривая
позволяет нарисовать произвольную кривую.
В-третьих, можно добавить декоративную линию при помощи инструмента Границы и заливка. Для этого сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и в группе Фон страницы щелкните на кнопке Границы страниц.
2. В появившемся окне нажмите кнопку Горизонтальная линия.
3. В окне Горизонтальная линия выберите понравившуюся линию (рис. 11.50).
Рис. 11.50. Окно Горизонтальная линия
4. Нажмите кнопку OK, чтобы вставить выделенную линию.
После того как линия появится в документе, вы можете выделить ее и переместить, изменить ее размер, способ отображения, положение и цвет. Это можно сделать в окне Формат горизонтальной линии, которое открывается при выполнении одноименной команды в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.
После того как мне вернули мой файл после внесения исправлений, он стал странно выглядеть: раньше в нем было две страницы, а сейчас – четыре, увеличились пробелы между строками. Что случилось?
Скорее всего, пользователь, который работал с вашим документом, увеличил междустрочный интервал. Чтобы изменить интервал, на вкладке Главная в группе Абзац щелкните на кнопке Междустрочный интервал и выберите нужное значение (рис. 11.51).
Рис. 11.51. Меню кнопки Междустрочный интервал
Кроме того, междустрочный интервал можно задать с помощью окна Абзац. Для его открытия щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Абзац на вкладке Главная (рис. 11.52).
Рис. 11.52. Кнопка для открытия окна Абзац
На вкладке Отступы и интервалы выберите один из вариантов интервала из списка междустрочный области Интервал (рис. 11.53).
Рис. 11.53. Выбор междустрочного интервала в окне Абзац
Документ Word выглядит не так, как должен. Почему?
Причиной этого обычно является неправильное форматирование документа. Вы можете проверить, как отформатирован документ, несколькими способами.
Во-первых, можете установить курсор в тексте и при помощи клавиш управления курсором изменять положение его в тексте. При этом наблюдайте за кнопками группы Шрифт вкладки Главная – вы увидите стиль текста и параметры шрифта (размер, кегль, гарнитуру).
Для просмотра параметров шрифта и абзаца можно использовать окна Шрифт и Абзац, для открытия которых нужно щелкнуть на кнопке в правом нижнем углу соответствующей группы. Например, кнопка для открытия окна Абзац показана на рис. 11.52.
Для просмотра параметров форматирования абзаца можно также вызвать область задач Показать форматирование следующим образом.
1. Щелкните в любом месте абзаца, информацию о котором вы желаете получить.
2. Вызовите область задач Показать форматирование сочетанием клавиш Shift+F1 (рис. 11.54).
Рис. 11.54. Область задач Показать форматирование
3. Если вы хотите увидеть установки форматирования для разных абзацев, просто переместите курсор в другое место.
При переносе на другой компьютер документа, в котором использовались нестандартные шрифты, форматирование документа изменилось. Как этого избежать?
Чтобы шрифты читались не только на том компьютере, на котором создается документ, сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Сохранение.
3. Установите флажок Внедрять шрифты в файл в области Сохранение качества при совместном использовании документа (рис. 11.55).
Рис. 11.55. Настройка внедрения шрифтов в документ
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Теперь при сохранении файла все используемые в документе шрифты будут сохранены вместе с файлом. В результате размер файла несколько увеличится, зато при открытии документа на другом компьютере ваши шрифты сохранятся.
Если же вам передали документ с отсутствующими шрифтами, попробуйте вручную подобрать им замену. Для этого сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Дополнительно.
3. В области Показывать содержимое документа нажмите кнопку Подстановка шрифтов (рис. 11.56).
Рис. 11.56. Кнопка Подстановка шрифтов
4. В появившемся окне Подстановка шрифтов выберите отсутствующий шрифт из списка Отсутствующий шрифт и шрифт, которым вы желаете его заменить, в списке Заменяющий шрифт (рис. 11.57).
Рис. 11.57. Окно Подстановка шрифтов
5. Замените таким же образом каждый отсутствующий шрифт.
6. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Можно ли изменить размер шрифта при помощи клавиатуры?
Чтобы изменить размер шрифта при помощи клавиатуры, установите курсор в слово, размер которого нужно изменить, или выделите соответствующий участок текста, после чего воспользуйтесь сочетанием клавиш Сtrl+} для увеличения шрифта и Сtrl+{ для его уменьшения.
В тексте, с которым я работаю, много нумерованных списков. В Word можно автоматически пронумеровать абзацы, но номера ставятся только слева от текста. Можно расставить последовательные номера в середине текста?
Чтобы пронумеровать произвольные участки текста, сделайте следующее.
1. Установите курсор на то место в тексте, куда необходимо вставить номер.
2. Перейдите на вкладку Вставка, в группе Текст щелкните на кнопке Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Поле (рис. 11.58).
Рис. 11.58. Меню кнопки Экспресс-блоки
3. В открывшемся окне выберите из списка Категории строку Все.
4. Выберите в списке Поля значение AutoNum (рис. 11.59).
Рис. 11.59. Окно Поле
5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить вставку поля.
Таким образом вы можете вставлять поля AutoNum в любое место документа, в том числе и в середину строки. Вы можете сделать отступ для поля AutoNum, просто нажав перед ним клавишу Tab.
Как сделать, чтобы номера списка начинались с нуля?
Чтобы номера списка начинались с нуля, сделайте следующее.
1. Щелкните на стрелке справа от кнопки Нумерация, которая находится в группе Абзац вкладки Главная и выберите в появившемся меню команду Определить новый формат номера (рис. 11.60).
Рис. 11.60. Меню кнопки Нумерация
2. В открывшемся окне выберите из списка нумерация вариант 01, 02, ... (рис. 11.61).
Рис. 11.61. Окно Определение нового формата номера
3. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения. Теперь Word будет автоматически дополнять числа меньше 10 нулем слева от цифры.
Совет
Если нужно, чтобы перед номером было больше одного нуля, щелкните на поле Формат номера окна Определение нового формата номера и добавьте дополнительные нули слева от имеющихся номеров, состоящих из двух цифр.
Можно ли выбрать для списка маркер, которого нет в меню кнопки Маркеры?
Чтобы выбрать маркер, которого нет в меню кнопки Меркеры, сделайте следующее.
1. Щелкните на стрелке справа от кнопки Маркеры, которая находится в группе Абзац вкладки Главная, и выберите команду Определить новый маркер (рис. 11.62).
Рис. 11.62. Меню кнопки Маркеры
2. Появившееся окно Определение нового маркера (рис. 11.63) позволяет изменить следующие настройки:
· Символ – оформление маркера в виде знака таблицы символов;
· Рисунок – оформление маркера в виде рисунка, имеющегося в коллекции клипов;
· Шрифт – оформление маркера в виде текстового символа;
· Выравнивание – положение маркера относительно текста.
В разделе Образец можно увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.
Рис. 11.63. Окно Определение нового маркера
При вставке маркированного теста из другого приложения маркеры превратились в квадратики. Это вирус?
Нет. Просто при выполнении операций копирования и вставки было потеряно форматирование. Вы легко можете изменить вид маркера. Для этого выполните следующие действия.
1. Удалите квадратики.
2. Выделите список.
3. Щелкните на стрелке справа от кнопки Маркеры, которая находится в группе Абзац вкладки Главная, и выберите один из семи наиболее используемых маркеров.
В большом документе есть несколько нумерованных списков. Как сделать так, чтобы Word не продолжал нумерацию, а нумеровал эти списки отдельно?
Чтобы пункт списка начинался с первой цифры, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Начать заново с 1.
Если в контекстном меню выполнить команду Задать начальное значение, то откроется окно, в котором можно будет указать, с какой цифры нужно начать нумерацию (рис. 11.64).
Рис. 11.64. Окно Задание начального значения
При создании в Word документов, текст в которых разбит на колонки, программа по умолчанию делает первую колонку равной высоте страницы, а вторую формирует из оставшегося текста. Как на последней странице сделать две колонки одинаковой высоты?
Справиться с этой проблемой очень просто: нужно вставить разрыв документа – и баланс между колонками будет достигнут. Для этого выполните следующее.
1. Установите курсор в конец текста, разбитого на колонки.
2. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Разрывы и выберите из появившегося меню команду Текущая страница (рис. 11.65). Колонки станут одинаковыми.
Рис. 11.65. Меню кнопки Разрывы
Многоколоночный текст часто трудно читается. Можно разделить колонки вертикальными линиями?
Чтобы разделить колонки вертикальными линиями, сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Колонки и выберите в появившемся меню команду Другие колонки (рис. 11.66).
Рис. 11.66. Меню кнопки Колонки
2. В открывшемся окне Колонки установите флажок Разделитель (рис. 11.67).
Рис. 11.67. Флажок Разделитель в окне Колонки
При выравнивании колонок по ширине между словами получаются слишком большие пробелы. Как этого избежать?
С такой проблемой вы можете столкнуться не только при выравнивании многоколоночного текста, но и при работе с любыми другими узкими блоками текста. Для решения проблемы нужно установить автоматическую расстановку переносов. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Расстановка переносов и выберите в появившемся меню команду Авто (рис. 11.68).
Рис. 11.68. Меню кнопки Расстановка переносов
Как выровнять заголовок по ширине страницы (до размеров ширины страницы)?
Чтобы это сделать, необходимо установить разрывы разделов следующим образом.
1. Наберите над текстом, который впоследствии будет разбит на колонки, заголовок. Установите для него необходимое форматирование, подберите размер шрифта так, чтобы текст помещался по ширине страницы.
2. Установите курсор в области заголовка.
3. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Разрывы и выберите из появившегося меню команду Текущая страница (см. рис. 11.65).
4. Переместите курсор на основной текст. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Колонки и выберите нужное количество колонок. Теперь текст станет многоколоночным, а над ним будет находиться заголовок (рис. 11.69).
Рис. 11.69. Заголовок над многоколоночным текстом
При открытии документа стиль неожиданно изменился: название стиля осталось, а параметры форматирования совсем другие. Что произошло?
Может быть несколько причин неожиданного изменения параметров форматирования стиля.
Возможно, вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки стиля шаблона, на основе которого был создан документ. Чтобы вернуть настройки стиля, необходимо снова изменить параметры форматирования стиля в шаблоне. Чтобы с вашими документами не случалось подобного (особенно если за компьютером работает несколько пользователей), необходимо принять меры безопасности, сделав следующее.
1. Откройте окно Параметры Word щелчком на одноименной кнопке меню Office.
2. В разделе Основные установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте (рис. 11.70).
Рис. 11.70. Включение вкладки Разработчик
3. Перейдите на появившуюся вкладку Разработчик и в группе Шаблоны нажмите кнопку Шаблон документа.
4. В открывшемся окне перейдите на вкладку Шаблоны и снимите флажок Автоматически обновлять стили (рис. 11.71).
Рис. 11.71. Окно Шаблоны и надстройки
5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
6. Сохраните документ.
7. Проделайте эту операцию для всех документов, с которыми вы работаете.
Другая причина, по которой могло произойти изменение параметров форматирования в документе, – вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки стиля в документе. Если это произошло, Word может автоматически изменить параметры форматирования всех элементов текста, к которым был применен этот стиль. Чтобы этого больше не происходило, сделайте следующее.
1. Откройте окно Стили, щелкнув на кнопке в правом нижнем углу группы Стили вкладки Главная (рис. 11.72).
Рис. 11.72. Кнопка открытия окна Стили
2. Щелкните правой кнопкой мыши на стиле, с которым вы работаете, и в появившемся контекстном меню выберите строку Изменить (рис. 11.73).
Рис. 11.73. Контекстное меню стиля в окне Стили
3. В окне изменения стиля снимите флажок Обновлять автоматически (рис. 11.74).
Рис. 11.74. Окно Изменение стиля
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения. Теперь при внесении изменений в настройки стиля все элементы текста, к которым был применен этот стиль, изменяться не будут.
Наконец, форматирование в тексте могло измениться, если вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки базового стиля в документе. В основе многих пользовательских стилей лежит так называемый базовый стиль, и если в него вносятся изменения, они применяются ко всем стилям, созданным на его основе. Чтобы проверить, не основан ли ваш стиль на другом, сделайте следующее.
1. Откройте окно Стили, щелкнув на кнопке в правом нижнем углу группы Стили вкладки Главная (см. рис. 11.72).
2. Щелкните правой кнопкой мыши на стиле, с которым вы работаете, и в появившемся контекстном меню выберите строку Изменить (см. рис. 11.73).
3. В окне изменения стиля в поле Основан на стиле выберите строку (нет) (рис. 11.75).
Рис. 11.75. Настройка стиля
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Я отформатировал текст, а потом применил к нему стиль, и форматирование исчезло. Почему?
При применении стиля Word убирает все параметры форматирования, которые были применены к тексту ранее. По этой причине, если вы хотите использовать стиль и особое форматирование одновременно, сначала назначьте тексту стиль, а потом другие параметры форматирования.
После редактирования текста необходимо изменить его внешний вид, т.е. оформить документ или выполнить его форматирование. Word 2007 позволяет форматировать символы, абзацы, таблицы, страницы, разделы и документ в целом.
К атрибутам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер шрифта, начертание шрифта (полужирное, курсивное, подчеркнутое), цвет выделения текста, цвет текста, регистр, интервал между символами в слове и т.д.
К параметрам форматирования абзацев следует отнести: выравнивание текста (по левому или правому краю, по центру, по ширине), отступы абзацев, отступы первой строки абзацев, межстрочный интервал, заливка цвета фона, маркеры и нумерация списков и т.д.
К элементам форматирования таблиц можно отнести: границы и заливка (более подробно рассмотрим в разделе Работа с таблицами).
Основные параметры форматирования (оформления) страниц: границы рабочего поля (поля сверху, снизу, слева, справа), размеры страницы, ориентация страниц.
К форматированию разделов относится создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, колонтитулы разделов, создание колонок и т.д.
Форматирование документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д.
В Word 2007 основные средства форматирования текста, абзацев и таблиц помещены на вкладке Главная. Для быстрого форматирования вручную символов (текста) и абзацев можно использовать команды в группе Шрифт и Абзац на вкладке Главная.
Рис. 2.1.4.1
Кроме того, команды форматирования доступны на Мини-панели инструментов, которая появляется при наведении указателя мыши на выделенный фрагмент текста.
Рис. 2.1.4.2
Необходимо отметить, что существует еще один инструмент для быстрого форматирования текста - это кнопка "Формат по образцу" в группе "Буфер обмена" на вкладке "Главная", которая позволяет копировать параметры форматирования одного фрагмента и переносить на другой фрагмент текста при его выделении.
Рис. 2.1.4.3
Для быстрого и одновременного изменения нескольких атрибутов форматирования символов и абзацев можно использовать Экспресс-стили из группы стили на вкладке Главная.
Рис. 2.1.4.4
Стили предназначены для оформления текста документа и его абзацев. Для форматирования символов и абзацев вручную используют не только кнопки для быстрого форматирования, но и окна диалога Шрифт и Абзац, которые активизируются кнопками на вкладке Главная в группах Шрифт и Абзац соответственно.
Пошаговая инструкция форматирования текста
По умолчанию новый документ создается в стиле Обычный, а это означает, что весь текст выглядит одинаково. Но с помощью средств форматирования всегда можно изменить внешний вид документа. Для этого необходимо выделить символ, фрагмент или абзац и щелкнуть указателем мыши на требуемую кнопку, чтобы применить другой формат.
Отформатируем текстовый документ, который мы создали и отредактировали в разделе "Ввод и редактирование текста документов", скриншот которого представлен на рисунке 2.1.4.5.
Рис. 2.1.4.5
Этапы форматирования текста документа:
- открываем отредактированный документ и меняем стиль "Обычный" на "Без интервала", для этого щелкаем на кнопке "Без интервала" в группе стили;
- устанавливаем шрифт (гарнитуру шрифта) Times New Roman, размер 12 пунктов - выделяем весь текст, наводим на него указатель мыши и в появившейся Мини-панели инструментов выбираем шрифт: Times New Roman и размер 12 пунктов;
- выравниваем текст по ширине, для этого выделяем весь текст и щелкаем на кнопке По ширине в группе Абзац;
- устанавливаем отступ первой строки, для этого выделяем текст, щелкаем на кнопке Абзац и в открывшемся окне диалога устанавливаем величину отступа первой строки 1, 25 см;
- добавляем к тексту заголовок (Мой первый документ), устанавливаем ему уровень заголовка: Заголовок 1 и выравниваем его по центру, для этого выделяем заголовок, щелкаем на кнопке Заголовок 1 в группе стили (заголовок форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1»), а затем на кнопке По центру в группе Абзац;
- в первом абзаце фрагменту текста (Мой первый документ) назначить начертание - курсив, подчеркнутый, для этого выделяем указанный фрагмент и щелкаем на кнопках Курсив и Подчеркнутый;
- устанавливаем размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, для этого на вкладке "Разметка страницы" щелкаем на кнопке запуска окна диалога "Параметры страницы" в группе "Параметры страницы".
В результате получим отформатированный текст документа, скриншот которого представлен на рисунке 2.1.4.6.
Рис. 2.1.4.6
Для больших документов (рефератов, курсовых и дипломных работ) кроме форматирования символов, абзацев и страниц выполняется форматированию разделов и документа в целом. Эти этапы форматирования большого документа рассмотрим в разделе: Работа с большими документами в Word 2007.
Большие документы (структурированные документы, содержащие несколько страниц), как правило, разбиваются на разделы. Создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, вставка верхнего и нижнего колонтитулов для предыдущего и следующего разделов, создание газетных колонок - все это относится к этапам форматирования документа.
Разрывы разделов выполняются на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы, кнопка Разрывы. Вставка колонтитулов выполняется на вкладке Вставка в группе Колонтитулы, а работа с колонтитулами выполняется на вкладке Конструктор, которая появляется на Ленте при работе с колонтитулами.
Форматирование документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д. Номера страниц вставляются на вкладке Вставка в группе Колонтитулы. В диалоговом окне необходимо установить параметры формата номера страницы: Формат номера, Включить номер главы, Нумерация страниц (Продолжить или Начать с). Оглавление добавляется в документ на вкладке Ссылки в группе Оглавление, кнопка Оглавление.
Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление. Форматирование символов. Буквица. Форматирование абзацев. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа. Стили форматирования.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Тема 2. Форматирование документов.
- Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.
- Форматирование символов. Буквица.
- Форматирование абзацев.
- Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.
- Стили форматирования.
- Оформление текста в несколько колонок.
2.1. Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.
Фрагмент это часть текста, указанная (выделенная) пользователем.
Минимальный размер фрагмента один символ, максимальный весь текст документа.
Выделение можно выполнить либо с помощью мыши, либо с помощью клавиатуры.
Выделение с помощью клавиатуры:
|
Требуется выделить |
Сочетание клавиш |
|
Один или несколько символов |
Удерживая клавишу Shift , нажимать клавишу стрелка вправо , пока не выделятся требуемые символы. |
|
Фрагмент текста от курсора до конца строки |
Shift + Е nd . |
|
Фрагмент текста от курсора до начала строки |
Shift + Home . |
|
Слово после курсора |
С trl + Shift + стрелка вправо. |
|
Слово перед курсором |
С trl + Shift + стрелка влево. |
|
Фрагмент текста от курсора до конца абзаца |
С trl + Shift + стрелка вниз. |
|
Фрагмент текста от курсора до начала абзаца |
С trl + Shift + стрелка вверх. |
|
Фрагмент текста от курсора до конца документа |
С trl + Shift + End . |
|
Фрагмент текста от курсора до начала документа |
С trl + Shift + Home . |
|
Весь документ |
С trl + а. Лента Главная Выделить Выделить все. |
Выделение с помощью мыши:
|
Требуется выделить |
Необходимо сделать |
|
Слово |
Указать нужное слово и щелкнуть два раза левой кнопкой. |
|
Строка |
Переместить указатель мыши к левому полю, чтобы он превратился в стрелку, поместить эту стрелку рядом со строкой и один раз щелкнуть левой кнопкой |
|
Предложение |
Щелкнуть на нужное предложение при нажатой клавише С trl . |
|
Абзац |
Тройной щелчок левой кнопкой мыши на абзаце. Двойной щелчок напротив этого абзаца в полосе выделения. |
|
Любой фрагмент |
Установить указатель мыши в угол выделяемого фрагмента и растянуть область выделения. |
|
Весь документ |
Тройной щелчок в полосе выделения. |
Для выделения блочного фрагмента следует установить курсор в любой угол блока, нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, растянуть область. Для выделения нескольких несмежных фрагментов можно воспользоваться любым способом, но при этом нажать на клавишу Ctrl .
Выделенный фрагмент текста можно удалить (клавиши Delete или Backspace ), вырезать или скопировать в буфер обмена.
Скопировать или переместить фрагмент можно через буфера обмена или с помощью мыши.
Алгоритм копирования (перемещения) с помощью буфера обмена:
- Выделить копируемый (перемещаемый) фрагмент.
- Поместить его в буфер обмена. Это можно сделать различными способами:
- Установить курсор в место копирования.
- Вставить курсор из буфера обмена:
Содержимое буфера обмена сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации. В Microsoft Word 2007 буфер обмена содержит 24 ячейки. Просмотреть их содержимое можно, нажав кнопку Буфер обмена на ленте Главная .
Чтобы переместить фрагмент с помощью мыши достаточно выделить его и перетащить в нужное место при нажатой левой кнопке.
Чтобы скопировать фрагмент с помощью мыши нужно выделить его и перетащить при нажатой правой кнопке мыши. Из предложенного контекстного меню выбираем далее Скопировать .
Возможны случаи, когда выделенный фрагмент текста может быть ошибочно уничтожен. В редакторе Word имеется кнопка (Отменить), расположенная на панели быстрого доступа. Щелкая по этой кнопке, можно последовательно возвращаться к предыдущим состояниям документа.
2.2. Форматирование символов. Буквица.
Любой документ можно представить как совокупность некоторых взаимосвязанных объектов. Каждый объект обладает определенным, присущим только ему набором свойств (атрибутов). В зависимости от установленных значений этих атрибутов объект может выглядеть в документе по-разному.
Word позволяет форматировать двумя способами:
1) либо после набора текста;
2) либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.
При первом варианте требуется:
- указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления;
- провести установку значений атрибутов оформления через команды раздела Шрифт ленты Главная или вызвав окно Шрифт с помощью контекстного меню.
Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:
- набирать текст до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;
- установить новые параметры оформления;
- продолжить набор текста; установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления;
- завершив набор, отключить установленное специальное форматирование.
Символ это основная графическая единица текста. Именно последовательность символов образует текст. Символ имеет следующие атрибуты:
- вид шрифта (гарнитура);
- размер шрифта (кегль);
- начертание (обычное, полужирное, курсив или подчеркивание);
- цвет (фона и самого символа);
- индекс (положение относительно опорной линии строки);
- кернинг (изменение размеров межбуквенных интервалов между соседними буквами для улучшения внешнего вида и удобочитаемости текста);
- визуальные эффекты (видоизменение и анимация).
Все операции форматирования применимы только к выделенным объектам.
Шрифт комплект графических изображений букв того или иного алфавита и всех относящихся к нему знаков и цифр. Шрифты также называют гарнитурой. Их можно разделить по некоторым признакам на следующие виды:
1) Матричные (растровые) шрифты создаются так называемым методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся точечные изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера. К недостаткам матричных шрифтов можно отнести существенное ухудшение качества изображения при изменении размера шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый лестничный эффект.
Масштабируемые (векторные) шрифты не имеют этого недостатка. Способ создания таких шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Очень часто масштабируемые шрифты называют шрифтами True Туре. Отличительная особенность таких шрифтов в списке шрифтов в поле Шрифт на панели инструментов Форматирование им предшествует вензель, состоящий из двух букв Т.
2) По внешнему виду шрифты могут быть с засечками (с серифами ) и рубленые . Шрифты с засечками (например, Т imes New Roman ) имеют на концах небольшие флажки-засечки. Прямое назначение засечек повысить читабельность текста, так как во время чтения взгляд легче фиксируется на строке. Рубленые шрифты (например, А rial ) имеют гладкие округлые буквы и предназначены для выделения заголовков в документе. Кроме названных, бывают так называемые специальные гарнитуры, которые могут использоваться для имитации рукописного текста (например, Freestyle Script ) или записи нот, формул химических соединений и т.д. (например, Wingding ).
3) По ширине шрифты могут быть моноширинными (например, Courier New )и пропорциональными . Все буквы моноширинных шрифтов имеют одинаковую ширину, а, следовательно, в строке всегда помещается одинаковое количество символов. В пропорциональных шрифтах каждая буква имеет разную ширину (например, буква «Ж» шире, чем буква «А»), и поэтому в строке может быть разное количество символов. При использовании пропорциональных шрифтов следует помнить, что выравнивать текст в строчках с помощью клавиши Пробел нельзя.
Не все шрифты поддерживают отображение кириллицы.
Размер шрифта (высота, кегль) это расстояние между верхней частью самой высокой буквы алфавита и нижней частью самой низкой.
Размер шрифта указывается в пунктах (р t ). 1р t = 1/72" = 0,352 мм. Можно использовать также размеры шрифтов, не указанные в списке (например, 15 или 12,5).
Для того чтобы изменить начертание символов, имеются кнопки на ленте Главная .
Кнопки служат для изменения цвета символа и цвета фона, на котором этот символ отображается.
При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его читаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик).
Буквица это красиво оформленная буква в начале предложения, абзаца, раздела. Оформить букву можно командой Буквица на ленте Вставка .
2.3. Форматирование абзацев.
Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев. Абзац является одним из основных структурных элементов документа.
В текстовом процессоре Word абзац определяется как часть текста между двумя нажатиями клавиши Enter . Длина абзаца может быть различной. Он может состоять из одного слова, а может занимать и всю страницу. При составлении текста следует иметь в виду, что очень длинные абзацы трудны для восприятия.
Абзац имеет свои параметры:
- отступы;
- способ выравнивания строк (по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине);
- положение на странице;
- отступ первой строки;
- межстрочное расстояние;
- интервал между абзацами.
Форматирование абзаца задание или изменение его параметров. Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна, вызываемого командой Абзац контекстного меню, а также с помощью раздела Абзац лент Главная и Разметка страницы .
В текстовом редакторе Word существует четыре способа выравнивания текста.
Выравнивание по левому краю. При нем строки начинаются у левой кромки страницы в одной и той же позиции и заканчиваются справа в различных позициях в зависимости от количества символов в строке. Именно такое выравнивание лучше всего использовать при наборе текста.
Выравнивание по центру. Расположение текста по центру удобно использовать для заголовков и очень коротких блоков текста.
Выравнивание по правому краю. При этом способе выравнивания текст выравнивается по правой кромке и каждая новая буква сдвигает предыдущую влево, так что строчки идеально выравниваются по правому краю. Этот тип выравнивания используется для достижения специальных целей. Иногда этот способ можно использовать и для заголовков.
Выравнивание по ширине. При использовании этого способа выравнивания Word выравнивает текст, как по правой, так и по левой кромке, вставляя вместо недостающих символов дополнительные пробелы между словами. Текст, отформатированный с помощью выравнивания по ширине, выглядит красиво и опрятно. Применять выравнивание по ширине лучше всего после всех редакторских правок, непосредственно перед выводом документа на печать.
На панели инструментов форматирования помещены четыре кнопки, каждая из которых соответствует одному из вышеперечисленных режимов форматирования текста и любого абзаца.
Чтобы форматирование абзаца происходило в процессе его ввода, необходимо задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.
Операции выравнивания относятся ко всему абзацу. Однако есть две операции, которые относятся только к первой строке абзаца. Это команды Отступ и Выступ . Устанавливаются эти команды в диалоговом окне Абзац в поле Первая строка . Отступы абзаца и первой строки можно также установить с помощью горизонтальной координатной линейки.
С помощью координатной линейки можно выполнять такие операции форматирования абзаца, как настройка правого и левого полей, установка отступов и выступов, определение позиций табуляции.
Полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца (первая строка смещена относительно других строк правее) для абзацев с «красной» строкой или с «отступом». Абзац с «выступом» это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой, иными словами, первая строка смещена относительно других строк абзаца левее. Этот тип форматирования используется обычно в словарях, энциклопедиях, справочниках.
Координатная линейка всегда связана с абзацем, в котором находится курсор ввода.
Темная часть координатной линейки соответствует установленным полям страницы.
Верхний бегунок в виде треугольника указывает величину отступа первой строки абзаца.
Нижний бегунок в виде треугольника указывает отступ слева остальных строк абзаца (за исключением первой).
Квадратный бегунок это элемент управления, всегда располагающийся под нижним треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы (и верхний, и нижний) перемещаются вместе с сохранением их положения относительно друг друга. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при оформлении эпиграфов, цитат и т.д.
Правый бегунок указывает правую границу абзаца.
Светлая часть линейки указывает размер рабочего поля документа. Бегунки следует располагать только в пределах светлой области координатной линейки.
Чтобы задать дополнительные атрибуты абзаца, такие как междустрочный интервал и межабзацный отступ, необходимо вызвать диалоговое окно Абзац при помощи контекстного меню.
Междустрочный интервал (или интерлиньяж) это расстояние между строками в абзаце. Интервал величина, равная 1/6 дюйма или 12 р t .
Увеличение междустрочного интервала позволяет легко читать более длинные строки, т.е. позволяет использовать шрифт меньшего размера. Величина междустрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.
При использовании текста, взятого в сети Интернет, следует обратить внимание на интервал между абзацами (0 пт).
Также на вкладке Положение на странице можно включить или отключить следующие параметры: запрет висячих строк, не разрывать абзац, не отрывать от следующего, с новой страницы.
В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково. Точнее говоря, обычно существуют несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.
Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Текстовый процессор Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.
Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования и щелкнуть по кнопке Формат по образцу (лента Главная ). Далее щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца формат.
2.4. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.
На первом этапе при подготовке документа в текстовом процессоре Microsoft Word надо установить параметры страницы. К ним относят размер и ориентацию листа, величину полей и т.д. При указании размера страницы ориентируются на печатающее устройство. Так, лист формата А4 можно распечатать на любом из современных принтеров, тогда как формат А3 поддерживается только специальными модификациями принтеров. Ориентация страницы может быть выбрана книжная (высота листа больше ширины) или альбомная (высота листа меньше ширины). Для установки параметров страницы используют ленту Разметка страницы команду Поля Настраиваемые поля . При этом открывается диалоговое окно Параметры страницы .
В этом окне три раздела: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги.
Поля это свободные пространства на странице, окружающие набранный текст.
Их размеры можно уменьшать и увеличивать по желанию пользователя (однако уничтожить полностью нельзя, так как каждый принтер имеет недоступную для печати зону, за соблюдением которой следит Windows ). Размер и вид полей, а также положение колонтитулов устанавливаются в разделе Поля. Размер и ориентация бумаги устанавливаются в разделе Размер бумаги.
Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы.
Различают верхний и нижний колонтитулы. В колонтитулы входят порядковые номера страниц.
Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя Номер страницы (лента Вставка ).
Колонтитулы могут быть одинаковыми во всем документе, но могут различаться: на четных и нечетных страницах (диалоговое окно Параметры страницы Вкладка Источник бумаги ), на первой и последующих страницах (диалоговое окно Параметры страницы Вкладка Источник бумаги ), в разных разделах.
Раздел это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Чтобы вставить новый раздел нужно выполнить команду Разрывы (лента Разметка страницы ) и указать, откуда должен начинаться новый раздел (со следующей страницы, на текущей странице, с четной страницы, с нечетной страницы). Аналогично можно вставить новую страницу в разделе (лента Разметка страницы Разрывы Новую страницу или Разрыв страницы вкладки Вставка ).
Для открытия колонтитулов следует выполнить команды Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (лента Вставка ). Текст документа станет бледным, появятся области верхнего и нижнего колонтитулов и лента Конструктор (Работа с колонтитулами ) . На этой панели расположены следующие кнопки: номер страницы, дата (это поле автоматически обновляется) и время (текущее время), параметры страницы, как в предыдущем, верхний/нижний колонтитулы, переход к предыдущему, переход к последующему (переход между разными типами колонтитулов), закрыть и др.
В колонтитулах можно создать подложку. Для этого в режиме колонтитулов на страницу вставляется рисунок с установленным обтеканием За текстом или выбираем подложку на ленте Разметка страницы .
Алгоритм создания различных колонтитулов для разных разделов:
2.5. Стили форматирования.
Стиль форматирования это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца или символа.
Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Изменить стили , расположенном на ленте Главная . В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор) или формат выделенного фрагмента.
Если требуется подготовить новый стиль для использования в документе, следует выбрать стиль, который будет изменяться и выполнить команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль . В диалоговом окне Создание стиля нужно задать имя нового стиля и изменить оформление, определяемое данным стилем. Если включить флажок Добавить в список экспресс-стилей, создаваемый стиль добавится в стандартный шаблон программы Word , после чего этот стиль можно использовать и в других документах. После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль, и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы.
Преимущества использования стилей перед простым форматированием раскрываются при работе над большими документами сложной структуры. Главные из этих преимуществ следующие:
- возможность форматировать единообразно различные части документа;
- возможность быстрого переформатирования абзацев;
- возможность стандартного оформления документов с использованием ранее созданных стилей;
- возможность создания автоматического оглавления для документа.
2.6. Оформление текста в несколько колонок.
Для разделения текста на столбцы его необходимо выделить и выполнить команду Колонки (лента Разметка страницы ). В открывшемся диалоговом окне выбираем количество столбцов. По умолчанию они имеют одинаковую ширину, но это можно исправить, например, с помощью маркеров на линейке.
Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, то командой Разрыв На текущей странице можно сделать так, чтобы колонки имели одинаковую длину.
В диалоговом окне Колонки можно указать количество и тип колонок, их ширину, промежуток между колонками, а также установить разделитель.
PAGE 6
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 1083. | Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов | 35.3 KB | |
| Порядок хранения документов в организации. Сроки хранения документов в организации. Состав и содержание нормативных документов определяющих сроки хранения документов. В процессе деятельности всех предприятий создается большое количество документов различных по ценности и значимости. | |||
| 4453. | Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов | 12.75 KB | |
| Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название. | |||
| 3507. | Форматирование символов и абзацев | 16.81 KB | |
| Как создать новый документ в текстовом процессоре Word Файл Создать Правка создать Файл Сохранить Создать Файл Правка Создать Как вставить формулу в текстовом процессоре Word Вставка Сервис объект Вставка объект Microsoft eqution Файл объект Microsoft eqution Вставка Таблица Microsoft eqution Как можно сохранить документ Файл сохранить как ввести имя и место сохранения и нажать ОК. Файл Вставка ввести имя и место сохранения и нажать ОК. Таблица Сохранить Как изменить... | |||
| 8331. | Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н | 26.36 KB | |
| В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений... | |||
| 6200. | Реквизиты документов | 238.65 KB | |
| Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Учебные элементы: Реквизиты документа. | |||
| 6201. | Бланки документов | 38.09 KB | |
| Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Для изготовления бланков документов используются форматы бумаги А4 и А5 (ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»). | |||
| 4447. | Создание шаблонов документов | 9.26 KB | |
| Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, межстрочный интервал и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы... | |||
| 6960. | Хранение документов организации | 16.81 KB | |
| Номенклатура дел - представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел - систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. | |||
| 3945. | Языки разметки документов | 9.99 KB | |
| Содержание документа на бумаге может быть сугубо текстовым а также содержать изображения. Обычно содержание документа представляется не в произвольном порядке а имеет определенную структуру. Структура это состав и порядок следования частей блоков документа. Стиль документа определяет форму вывода его содержания на то или иное устройство например принтер или дисплей. | |||
| 4459. | Цели управленческих документов | 9.5 KB | |
| Из дальнейшего текста будет понятно, что это сложный вопрос, детальная разработка, которого требует проведения исследований на стыке управленческого документоведения и управления. Но тем не менее мы уверены в том, что степень теоретической проработки этого вопроса достаточна | |||
открываем отредактированный документ и меняем стиль "Обычный" на "Без интервала", для этого щелкаем на кнопке "Без интервала" в группе стили;
устанавливаем шрифт (гарнитуру шрифта) Times New Roman, размер 12 пунктов - выделяем весь текст, наводим на него указатель мыши и в появившейся Мини-панели инструментов выбираем шрифт: Times New Roman и размер 12 пунктов;
выравниваем текст по ширине, для этого выделяем весь текст и щелкаем на кнопке По ширине в группе Абзац;
устанавливаем отступ первой строки, для этого выделяем текст, щелкаем на кнопке Абзац и в открывшемся окне диалога устанавливаем величину отступа первой строки 1, 25 см;
добавляем к тексту заголовок (Мой первый документ), устанавливаем ему уровень заголовка: Заголовок 1 и выравниваем его по центру, для этого выделяем заголовок, щелкаем на кнопке Заголовок 1 в группе стили (заголовок форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1»), а затем на кнопке По центру в группе Абзац;
в первом абзаце фрагменту текста (Мой первый документ) назначить начертание - курсив, подчеркнутый, для этого выделяем указанный фрагмент и щелкаем на кнопках Курсив и Подчеркнутый;
устанавливаем размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, для этого на вкладке "Разметка страницы" щелкаем на кнопке запуска окна диалога "Параметры страницы" в группе "Параметры страницы".
Форматирование текстового документа
Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:
на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)
на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)
на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)
на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)
на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).
Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д. Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) или команды на панели инструментов форматирования. Форматирование абзацев осуществляется с помощью окна диалога Абзац, которое открывается командой Формат / Абзац. Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области задач, выполнив команду Формат / Показать форматирование.
Поиск и замена фрагментов в документе ms Word Поиск текста
В Microsoft Word возможен быстрый поиск всех вхождений указанного слова или фразы.
На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Найти .
В поле Найти введите текст, который требуется найти.
Выполните одно из следующих действий.
Чтобы найти каждое вхождение слова или фразы, нажмите кнопку Найти далее .
Чтобы найти сразу все вхождения указанного слова или фразы, нажмите кнопку Найти все и выберите Найти все .
ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы прервать процесс поиска, нажмите клавишу ESC.
В современных средствах подготовки текстовых документов используются два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту с помощью команд меню, и оформление с применением "стиля".
Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форматирования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные величины определяются программой текстового процессора.
Например, текстовый процессор Word для Windows по умолчанию предлагает следующие параметры оформления документа:
· символы: нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;
· абзацы: без отступов, выровнены влево, через один интервал;
· величина табуляции: через 0,5 дюйма (или 1,27 см);
· размер печатной страницы документа: формат А4 (210 мм на 297 мм);
· границы текста на печатной страницы: левое и правое поля - 3,17 см, верхнее и нижнее - 1,5 см.
Таким образом, каждый документ создается по уже существующему шаблону документа.
Различают три типа форматирования прозаических документов:
· символьное (или шрифтовое оформление);
· форматирование абзаца документа;
· оформление (верстка) страниц или разделов документа.
Стандартными параметрами символьного оформления являются:
· тип (гарнитура) шрифта;
· кегль (величина) шрифта;
· начертание литер (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);
· подчеркивание;
· цвет символов;
· расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс).
Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического документа. Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клавиши "Enter" на клавиатуре при наборе текста. При этом курсор ввода переходит на новую строку и устанавливается в позицию левого отступа следующего абзаца. Позиция отступа зависит от параметров настройки конкретной системы текстовой обработки. Набор параметров абзацного форматирования, аналогично набору атрибутов символьного форматирования, зависит от конкретной СПТД, в среде которой изготавливается текстовый документ. К наиболее общим можно отнести:
· отступы для строк;
· межстрочные интервалы;
· обрамление и цвета фона текста;
· расположение текста абзаца на смежных страницах документа.
Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то применяется форматирование страниц или разделов. В тексте могут появиться новые структурные элементы: закладки, сноски, перекрестные ссылки, колонтитулы.
Под закладкой (bookmark), или меткой понимается определенный фрагмент текста документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может использоваться для:
· быстрого перехода к месту документа, обозначенному закладкой;
· создания перекрестных ссылок в документе.
Иногда документ содержит дополнения к основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные примечания оформляют сносками. В состав подстрочного примечания входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к которому относится примечание, и в начале самого примечания. Рекомендуется в текстовом материале использовать знак сноски в виде арабских цифр, а в цифровом - в виде букв или знаков.
Перекрестная ссылка - это указание, предлагающее читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте. Например: "Вернитесь к разделу "Базовые функции редактирования текста" (страница ###)".
В случае изменения названия раздела или смещения его на другую страницу в результате правки документа подобный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подготовки текстов позволяют автоматически отслеживать процесс изменения за счет перекрестных ссылок на элементы текста, отмеченные специальным образом как закладки, заголовки, сноски, рисунки или формулы.
Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы. Различают верхний (Header) колонтитул, который расположен над текстом документа и нижний (Footer), располагаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их называют колонцифрами.
Стандартными параметрами оформления страниц документа являются:
· поля страниц;
· размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;
· расположение колонтитулов;
· число колонок текста (газетный стиль).
