Конструирование форм базы данных средствами ms Access и работа с ними. Создание формы в Access Открытие существующей базы данных Access

Создание форм в программе Access является одним из ключевых моментов при работе с базами данных . Каждый пользователь, работающий с базами данных, должен быть знаком с элементами и объектами баз данных, уметь создавать отчёты, запросы, оперировать информацией, содержащейся в таблицах. В этой статье подробно рассмотрим, как создать форму в Access, а также дадим ей определение. Давайте разбираться. Поехали!

Приводится описание общих приемов работы в СУБД

Формой в Microsoft Access называют объект базы данных, который позволяет добавлять, редактировать или отображать данные , хранящиеся в базе данных. Создать её можно двумя способами:

• При помощи Конструктора форм;
• При помощи Мастера форм.

Перейдите на вкладку «Создание», затем отыщите и нажмите кнопку «Мастер форм». Перед вами откроется окно мастера, в котором необходимо указать таблицы , содержащие нужные поля, из выпадающего списка. Также обратите внимание, что в качестве основы можно использовать не только таблицы, но и запросы. Однако, в этом случае больше рекомендуется использовать именно таблицы. После этого отметьте все поля, которые хотите добавить. Далее, выберите внешний вид, отметив один из следующих вариантов:

• «В один столбец»;
• «Ленточный»;
• «Табличный»;
• «Выровненный».

Наиболее универсальный метод

Перед вами появится обычная форма. В нижней части окна вы обнаружите специальные кнопки для навигации. Для большего удобства рекомендуется установить свои кнопки, чтобы было проще переключаться между записями. Делается это следующим образом. Кликните правой клавишей мыши и выберите в меню пункт «конструктор». Затем перейдите к ленте инструментов и в разделе «Элементы управления» выберите «Кнопка». Разместите её в нужном месте формы и в открывшемся окне укажите «Переходы по записям» в разделе «Категории» и «Предыдущая запись» в разделе «Действия». В следующем окне вы можете выбрать, что разместить на кнопке: текст либо рисунок. Выберите то, что вам больше нравится, принципиальной разницы тут нет. Нажмите «Готово». Аналогичным образом создайте ещё одну, только уже для перехода к следующей записи.

Повышаем удобство навигации по базе

Также стоит добавить кнопку для выхода из формы. В разделе «Категории» выберите «Работа с формой», а в разделе «Действия» - строку «Закрыть форму». Ещё пригодится специальная кнопка для добавления данных. Укажите «Обработка записей» в пункте «Категории» и «Добавить запись» в пункте «Действия».

Еще одна полезная доработка

После этого вам будет очень удобно переходить от одной записи к другой и добавлять новые, находясь в режиме формы. Всё это позволит значительно повысить скорость работы.

Возникают ситуации, когда необходимо добавить вычисляемое поле . Как это делается? Очень просто. Сперва перейдите в режим конструктора. Далее в ленте инструментов укажите «Поле» в блоке «Элементы управления». Затем нажмите «Страница свойств» и перейдите на вкладку «Данные». В одноимённом пункте нажмите на «…» в конце строки. В появившемся окне вы сможете составить выражения на основе полей таблицы. Если формат числа, отображаемого в вычисляемом поле, не соответствует нужному (например, должна отображаться денежная сумма), то формат можно изменить. Для этого перейдите на страницу свойств, откройте вкладку «Макет» и в строке «Формат поля» выберите нужный из выплывающего списка вариантов.

Вычисляемые поля – это просто

Если необходимо создать подчинённую форму, отметьте соответствующий пункт в одном из окон мастера. Обратите внимание, что создание такого типа формы рекомендуется только для таблиц, имеющих связь «один ко многим».

Теперь рассмотрим второй способ создания - при помощи конструктора форм. После нажатия на соответствующий инструмент перед вами откроется размеченная пустая область, не имеющая ни полей, ни заголовков. В этом случае заполнять пустую область придётся полностью самостоятельно. Воспользуйтесь инструментом «Добавить поле», который находится в блоке «Сервис» на панели инструментов. В появившемся окне выберите нужные таблицы и поля из них. Просто перетаскивайте в незаполненную область. Чтобы не мучиться с размещение каждого отдельного поля, выделите их все и щёлкните правой клавишей мыши. В открывшемся меню нажмите «Макет» и выберите один из вариантов размещения: «В столбик» либо «В виде таблицы». Для добавления заголовков воспользуйтесь инструментом «Надпись». В свойствах вы можете изменять шрифт, его размер, цвет и прочие параметры. Для каждого поля можно настроить свой цвет, выбрать цвет заливки и так далее. В общем, Microsoft Access позволяет вам настраивать все элементы по своему усмотрению.

Широкий простор для творчества

Разобравшись с тем, как делаются формы, какова их роль и, что они дают, вы будете чувствовать себя значительно увереннее, работая в программе Microsoft Access . Способы, рассмотренные в статье, ничем по своей сути не отличаются. Каждый из них по-своему хорош, поэтому выбирайте тот, с которым вам будет удобнее работать. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и продолжайте совершенствовать свои навыки работы в Microsoft Access. Если у вас остались какие-либо вопросы после ознакомления с материалом статьи, не стесняйтесь, задавать их в комментариях.

Microsoft Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.2. Создание базы данных (таблиц и связей между ними) в Access 2007

Рассмотрим этапы создания БД «Деканат» с помощью СУБД Access 2007 . Сначала составляем модель "сущность – связь" для базы данных «Деканат». Этапы проектирования модели "сущность – связь" изложены в разделе " .

После создания модели запускаем приложение Access 2007. Открывается окно приложение Access 2007 на странице Приступая к работе с Microsoft Access 2007. В разделе Новая пустая база данных щелкаем на пиктограмме Новая база данных. В правой части окна появится информация об имени файла и указана директория для его хранения. По умолчанию имя файла - База данных1 .accdb.

Изменить имя файла и путь к директории для хранения файла БД можно в окне "Файл новой базы данных" щелкнув на пиктограмме "Поиск расположения для размещения базы данных". Установив имя файла - Деканат_2007.accdb и требуемое имя директории в окне "Файл новой базы данных", надо щелкнуть на кнопке ОК, окно закроется.

Далее необходимо щелкнуть на кнопке Создать, чтобы создать пустую базу данных. При создании новой пустой базы данных окно приложения Access 2007 открывается на контекстной вкладке "Режим таблицы". В окне отображается новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленная на Рис. 1.

.

Рис. 2.

Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.

Рис. 3.

Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор

Рис. 4.

Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки "Имя поля" вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных - Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются) . Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля - Название, Тип данных - текстовый. Третья строка: Имя поля - Курс, Тип данных - числовой и четвертая строка Имя поля - Семестр, Тип данных - числовой. При этом для имени поля "Название" в разделе свойства поля необходимо установить размер поля - 6.

Рис. 5.

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с . Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Необходимо отметить, что в структуре таблицы "Студенты" для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных - мастер подстановок . В структуре таблицы "Успеваемость" для поля КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных - мастер подстановок .

Всем привет! В этой статье я расскажу как создать кнопку в базе Microsoft Access.

Создание кнопок на форме не зависит от того, какая версия Access у вас установлена (2003, 2007, 2010, 2013 или 2016). В данной статье я покажу 2 способа создания кнопок на форме в базе данных Acceess: с помощью мастера и с помощью макроса.

Как это сделать?

Шаг 1. Создание формы

Если у вас нет формы, ее нужно создать. Более подробно как создаются формы можно посмотреть . Переходим на вкладку «создание», пункт «Мастер форм». Далее выбираем таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться форма. Далее выбираем необходимые поля и нажимаем «Далее».

Выбираем внешний вид формы.

Задаем имя формы и нажимаем «Готово».

Открываем форму в режиме конструктора. Как создать кнопку в базе Microsoft Access будет описано во втором шаге.

Шаг 2. Создание кнопки с помощью мастера

На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Здесь необходимо выбрать необходимую категорию и задать определенное действие. Выберем «Предыдущая запись» и нажмем «Далее».

Выбираем, что отображаем на кнопке: текст или рисунок. Оставляем рисунок по умолчанию и нажимаем «Далее».

Задаем имя кнопки и нажимаем «Готово».

Теперь создадим кнопку с текстом. Снова перейдем в мастер кнопок, выберем «Следующая запись».

Шаг 3. Создание кнопки с помощью макроса

На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Нажимаем «Отмена».

Дважды щелкаем по созданной кнопке, чтобы открыть окно свойств. Переходим на вкладку «События» пункт «Нажатие кнопки». Нажимаем кнопку с тремя точками.

Выбираем «Макросы», нажимаем ОК.

Инструкция

Добавьте поле объекта OLE в таблицу базы данных. Именно в данном поле приложение Microsoft Access может хранить изображения. Откройте нужную БД и в закладке «Таблицы» выделите тот элемент, в который вы хотите поместить изображение. Вызовите конструктор для таблицы. Редактируя ее структуру, добавьте еще одно поле с типом данных «Поле объекта OLE». Задайте ему имя и сохраните изменения базы («Файл» - «Сохранить»).

Поместите в созданную ячейку поля OLE-объект, т.е. саму картинку. Для этого откройте таблицу в режиме просмотра. Вы увидите добавленный столбец. Установите курсор в нужной ячейке и щелчком правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню. Выберите команду «Добавить объект».

В открывшемся диалоговом окне активируйте один из предложенных вариантов добавления. Можно вставить уже существующий графический файл или создать его сначала в соответствующем редакторе и затем связать с текущей базой данных. В первом случае выберите в поле «Тип объекта» приложение, в котором вы хотите создать новое изображение, например, «Рисунок Paintbrush». Нажмите кнопку Ок, одновременно запустится программа-редактор. Внедрение объекта в базу данных закончится после того, как вы, создав картинку, закроете графическое приложение.

Для вставки в табличное поле уже существующей картинки выберите второй вариант – активируйте в диалоговом окне переключатель «Создать из файла». Нажмите на кнопку «Обзор…» и укажите путь и имя графического файла с изображением. Желательно на диске иметь картинку в формате.bmp или.dib. По необходимости включите в окне флажок «Связь» – это позволит СУБД отслеживать изменения графического файла и перезагружать изображение в таблице.

Цель работы : приобрести умения и навыки создания форм для редактирования таблиц с данными MS Access.

Использование мастера создания форм в Microsoft Access

Разумеется, Access позволяет создать форму ввода данных "с нуля", практически поэлементно, так как хочет пользователь. Однако, в большинстве случаев - это нерационально, поскольку программа позволяет существенно упростить и автоматизировать данный процесс, экономя время и усилия пользователя. Поэтому, для того, чтобы создать форму мы воспользуемся мастером форм . Он находится во вкладке “Создание”

Мастер форм сделает за нас всю работу по созданию формы ввода данных, задав несколько простых вопросов. Для его запуска нажимаем на кнопку “Мастер форм” и получаем такой результат

Первое, что от нас требуется, это выбрать таблицу с данными, которую мы собираемся редактировать. Выбор таблицы осуществляется в выпадающем списке вверху. Как только мы укажем таблицу, будет сразу же заполнен список полей, доступных для редактирования. Здесь мы можем выбрать нужные нам поля для формы. Мы можем выбрать только нужные пункты из каждой таблицы и запроса. Если некоторые поля не предполагают прямого редактирования пользователем, то в правую часть списка их переносить не нужно. Путем перемещения слева направо с помощью соответствующих кнопок, выбираем нужные нам поля, которые будут отображаться в форме редактирования содержимого таблицы с данными.

В качестве примера создадим форму редактирования данных по договорам. Для этого в окне перебрасываем все поля таблицы договора в правую сторону.

Соответственно, после нажатия кнопки "Готово", мастер создания форм создаст форму для редактирования из полей, которые находились в правом списке, а если бы в списке слева оставались какие-либо поля таблицы, то в итоговой форме для редактирования их бы не было.

В итоге получаем нужную нам форму в таком виде:

Если бы таблица со списком договоров была бы "независимой", то на данном этапе можно было бы и закончить. Однако, если вспомнить, что наша база данных в своей структуре была нормализована , то мы выясним, что таблица договоров не содержит непосредственных данных о лице, с которым был заключен данный договор, а лишь ссылку на него. То есть таблица логически связана с другой таблицей и нам эту связь нельзя нарушить.

Поэтому вместо прямого ввода данных нам нужно преобразовать три последних поля ввода в выпадающий список, в котором уже должны быть представлены данные о клиентах, с которыми необходимо логически связать данных договор. Для этого нужно навести указатель мыши на нужный нам пункт, и после щелчка правой клавишей в появившемся списке выбрать нужную нам команду.

В данном случае, мы выбираем пункт меню "поле со списком", сообщая Microsoft Access, что мы хотим изменить способ редактирования поля таблицы. Мы хотим, чтобы пользователь выбирал необходимое значение поля из предлагаемого ему списка.

Данную операцию проделаем для трех последних полей ("Договор с юр.лицом", "Договор с физ. лицом" и "Условия депозита"). Получаем такой результат:

Тем не менее, чтобы обеспечить связь данных с другими таблицами Access, нужно сообщить программе, какими значениями нужно заполнить каждый из списков. Чтобы эти поля с выпадающими списками "заработали", нужно задать в свойствах источник данных . Для этого нужно навести курсор мыши на нужное нам поле со списком и выбрать в появившемся меню пункт “Свойства”.

Открывается окно, которое содержит свойства поля с выпадающим списком, которое позволяет сообщить программе (Microsoft Access), какими именно данными мы хотим данный список заполнить и в каком именно режиме осуществлять редактирование, как выглядит обработка ошибок и т.д.

Нам нужно указать источник строк, который будет автоматически использоваться для заполнения данными выпадающего списка.

Перед нами стоит задача связать таблицу договоров и юридических лиц по коду ОКПО. Но пользователю неудобно выбирать код ОКПО. С точки зрения удобства работы правильнее было бы предоставлять список юридических лиц, а после того, как пользователь выберет юридическое лицо, вместо его наименования записать в поле БД (Базы данных) код ОКПО. То есть произвести замену представления данных незаметно для пользователя.

Для решения этой задачи выбираем таблицу "Юрлица" и нажимаем на кнопку с тремя точками "...", которая находится рядом с кнопкой открытия выпадающего списка.

Открывается построитель запросов:

Нам нужно чтобы в выпадающем списке было наименование Юридического лица и его код ОКПО. Для этого в строке поле выбираем с начала наименование юр лица а потом в следующем столбце выбираем код ОКПО. Сохраняем полученный результат.